Streszczenie
Biuletyny elektroniczne są powszechnie wykorzystywane jako narzędzie komunikacji i marketingu, umożliwiając organizacjom dotarcie do szerokiego grona odbiorców. Aby jednak te biuletyny osiągnęły zamierzone cele, kluczowe jest zastosowanie odpowiednich strategii dystrybucji i promocji. W artykule omówiono różnorodne podejścia do skutecznej dystrybucji biuletynów elektronicznych oraz metody ich promocji, które mogą znacząco zwiększyć zasięg i zaangażowanie odbiorców.
Wprowadzenie
Biuletyny elektroniczne stanowią ważny element strategii komunikacyjnych wielu firm, instytucji edukacyjnych i organizacji non-profit. Ich głównym celem jest regularne dostarczanie odbiorcom wartościowych treści, które mogą obejmować informacje o nowych produktach, usługach, wydarzeniach, czy aktualnościach z danej branży. Jednakże samo stworzenie wartościowego biuletynu nie gwarantuje jego sukcesu. Kluczowe znaczenie mają odpowiednio zaplanowane strategie dystrybucji i promocji, które pozwalają na skuteczne dotarcie do odbiorców i utrzymanie ich zaangażowania.
Dystrybucja biuletynów odbywa się za pomocą poczty elektronicznej. Wydawcy biuletynów opracowali kilka charakterystycznych metod pozyskiwania i poszerzania bazy odbiorców. W opracowaniu „Firmowe newslettery e-mailowe – element skutecznej promocji” Justyna Adamczyk przedstawia siedem stosowanych metod:
a). pole subskrypcji na stronie internetowej
b). możliwość korzystania z dodatkowych zasobów
c). pozyskiwanie tradycyjnych adresów e-mail
d). korzystanie z wyskakujących okienek
e). publikacja serii artykułów
f). możliwość zapisania się na elektroniczny newsletter w formularzu zamówienia[1]
Ad a). Autor tekstu zauważa, że jest to najprostsza i najbardziej powszechna, niemal „bazowa” metoda pozyskiwania subskrybentów. Pola subskrypcji na stronie internetowej dają użytkownikowi serwisu możliwość uczestniczenia w dystrybucji. Proces subskrypcji w tym przypadku jest zazwyczaj dwuetapowy – po kliknięciu w odpowiednie pole użytkownik zostaje przekierowany na stronę z formularzem, w którym wpisuje swój adres e-mail. Ciekawą opcją w tym przypadku jest wzbogacenie formularza subskrypcji o dodatkowe pytania w celu uzyskania przydatnych informacji, takich jak: „jakiego typu publikacje najbardziej Cię interesują?” itp.
Ad b). Według Adamczyka skuteczną metodą pozyskiwania subskrybentów jest zapewnienie tym, którzy zdecydują się na subskrypcję, dostępu do unikalnych materiałów – niedostępnych dla ogółu społeczeństwa[2] . Uważam tę metodę za co najmniej problematyczną. Należy wziąć pod uwagę, że ci członkowie społeczeństwa, którzy nie zdecydują się na subskrypcję, mogą negatywnie odbierać fakt, że aby przeczytać jakiś materiał, „muszą” zapisać się do newslettera.
Ad c.) „Tradycyjne” metody zdobywania wiadomości e-mail zostały omówione w rozdziale szóstym.
W takim przypadku rozpowszechnianie biuletynu może odbywać się w oparciu o własne listy adresowe instytucji – jednak aby tego typu działania nie miały negatywnego wpływu na wizerunek instytucji, konieczne wydaje się wprowadzenie możliwości rezygnacji z biuletynu przez odbiorcę.
Ad d.) Pop-upy to zazwyczaj małe „wyskakujące okienka” przeglądarki zawierające reklamy, wiadomości lub całe strony internetowe. Wyskakujące okienka są wykorzystywane do zwrócenia uwagi użytkownika strony na konkretny problem lub ogólnie do celów promocyjnych. Ich główną zaletą jest to, że nie można ich przeoczyć. W związku z tym pop-upy zawierające pole formularza subskrypcji mogą okazać się skutecznym rozwiązaniem – szczególnie w przypadku rozbudowanych stron internetowych, które zawierają dużą ilość różnych materiałów. Osoby decydujące się na tę formę pozyskiwania subskrybentów muszą również pamiętać, że najpopularniejsze obecnie przeglądarki mają wbudowane opcje (lub są wyposażone w odpowiednie wtyczki) blokowania pop-upów, więc wielu użytkowników może ich po prostu nie widzieć.
Ad e). Publikacja artykułów tematycznych w odcinkach jest ciekawym elementem promocji serwisu i generowania ruchu powrotnego. Może być również skutecznym narzędziem do poszerzania bazy subskrybentów biuletynu elektronicznego. Stosowaną tu techniką jest umieszczenie obok artykułu informacji – „zachęty” do zapisania się do newslettera, aby cyklicznie otrzymywać informacje o publikacji kolejnych odcinków cyklu. Justyna Adamczyk uzupełnia opis tej metody o kolejne ciekawe spostrzeżenie: „Zapowiadanie nowego tekstu na stronie bez dokładnego określenia, kiedy się ukaże, stymuluje proces zapisów”[3] .
Ad f). Firmy sprzedające przez Internet mogą domyślnie wprowadzić pole prenumeraty w swoich formularzach zamówień produktów. Należy zauważyć, że klienci zamawiający produkty lub usługi firmy należą do grupy docelowej, więc należy się spodziewać, że możliwość otrzymywania bieżących informacji zachęci ich do zamawiania magazynu firmy.
Autor cytowanego artykułu skupia się na publikacjach korporacyjnych i dlatego pomija temat e-zinów. W tym przypadku mamy do czynienia z charakterystyczną metodą budowania bazy odbiorców publikacji. Jest nią rejestracja w serwisach e-zinów. Serwisy te funkcjonują jako duże katalogi publikacji e-zinów. Zarejestrowane w tych katalogach e-ziny są indeksowane tematycznie, a użytkownicy mogą przeszukiwać ich zasoby w celu zaprenumerowania wybranych czasopism elektronicznych.
Rysunek 8) Pola subskrypcji newslettera na stronach internetowych.
www.military.com, www.epr.pl, www.wargamer.com
Dystrybucja biuletynów elektronicznych
Dystrybucja biuletynów elektronicznych wymaga przemyślanego podejścia, które uwzględnia preferencje odbiorców oraz specyfikę kanałów komunikacyjnych. Współczesne technologie pozwalają na szeroką personalizację biuletynów, co oznacza, że treści mogą być dostosowane do indywidualnych zainteresowań i potrzeb poszczególnych grup subskrybentów. Kluczowym elementem skutecznej dystrybucji jest zbudowanie i utrzymanie aktualnej bazy danych subskrybentów, która powinna być regularnie aktualizowana, aby zapewnić, że biuletyny trafiają do właściwych osób.
Istnieje kilka podejść do dystrybucji biuletynów. Najbardziej tradycyjną metodą jest wysyłka za pośrednictwem poczty elektronicznej. Aby zwiększyć skuteczność tej metody, ważne jest, aby wiadomości były wysyłane w odpowiednich odstępach czasu oraz w porach dnia, kiedy odbiorcy są najbardziej skłonni je otworzyć. Automatyzacja procesów dystrybucji, na przykład poprzez systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM), może znacząco ułatwić zarządzanie wysyłką biuletynów i umożliwić lepsze monitorowanie wyników.
Alternatywnie, biuletyny mogą być dystrybuowane za pośrednictwem innych kanałów, takich jak media społecznościowe, strony internetowe, czy aplikacje mobilne. Umieszczanie linków do biuletynów na platformach społecznościowych, takich jak Facebook, LinkedIn, czy Twitter, może znacząco zwiększyć ich zasięg, zwłaszcza jeśli treści są udostępniane przez subskrybentów w ich sieciach społecznościowych. Również umieszczenie biuletynu na stronie internetowej organizacji jako zasobu do pobrania może przyciągnąć nowych subskrybentów, którzy odwiedzają stronę w poszukiwaniu informacji.
Promocja biuletynów elektronicznych
Promocja biuletynów elektronicznych jest równie ważna jak ich dystrybucja. Bez skutecznej promocji, nawet najlepsze treści mogą pozostać niezauważone przez potencjalnych odbiorców. Jedną z podstawowych strategii promocji jest wykorzystanie call-to-action (CTA) w różnych punktach kontaktu z klientem, takich jak strona internetowa, blog, media społecznościowe, a nawet inne formy komunikacji, takie jak drukowane materiały marketingowe czy reklamy internetowe.
Kolejnym skutecznym podejściem jest stosowanie technik content marketingowych, takich jak tworzenie artykułów blogowych, wpisów na mediach społecznościowych, czy podcastów, które odwołują się do treści zawartych w biuletynie. Dzięki temu, biuletyn staje się integralną częścią większej strategii content marketingowej, co zwiększa jego widoczność i atrakcyjność w oczach odbiorców.
Warto również rozważyć wykorzystanie płatnych kampanii reklamowych online, takich jak reklamy Google Ads czy kampanie na mediach społecznościowych, które mogą być ukierunkowane na precyzyjnie określone grupy demograficzne. W ten sposób można skutecznie dotrzeć do nowych subskrybentów, którzy mogą być zainteresowani treściami oferowanymi w biuletynie.
Jednym z bardziej zaawansowanych podejść do promocji biuletynów elektronicznych jest współpraca z influencerami lub innymi firmami, które mogą promować biuletyn wśród swoich odbiorców. Partnerstwo z odpowiednimi osobami czy markami może znacząco zwiększyć zasięg i wiarygodność biuletynu, zwłaszcza w nowych segmentach rynku.
Wnioski
Skuteczna dystrybucja i promocja biuletynów elektronicznych wymaga zastosowania zróżnicowanych strategii, które uwzględniają specyfikę odbiorców oraz charakterystyki różnych kanałów komunikacyjnych. Personalizacja treści, regularne aktualizowanie bazy subskrybentów oraz integracja biuletynu z szeroką strategią content marketingową mogą znacząco zwiększyć jego skuteczność. Wykorzystanie zarówno organicznych, jak i płatnych metod promocji, a także współpraca z partnerami, pozwala na dotarcie do nowych odbiorców i utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania wśród istniejących subskrybentów. Dzięki temu biuletyny elektroniczne mogą spełniać swoje funkcje informacyjne i promocyjne, przyczyniając się do realizacji celów komunikacyjnych organizacji.
[1] Justyna Adamczyk – „Firmowe e-newslettery – element skutecznej promocji”.
[2] Justyna Adamczyk – „Firmowe e-newslettery – element skutecznej promocji”.
[3] Justyna Adamczyk – „Firmowe e-newslettery – element skutecznej promocji”.