Uregulowania prawne w zakresie public relations mają charakter przepisów bezwzględnie obowiązujących, zwyczajów lub samoograniczeń. W Polsce nie powstały odrębne przepisy ustawowe dotyczące public relations, a do działalności tej stosowane są przepisy dotyczące reklamy, które zawierają postanowienia, regulujące wykorzystanie niektórych technik public relations1.
Sytuacja taka jest charakterystyczna także dla krajów wysoko rozwiniętych, gdzie uregulowania dotyczące wyłącznie public relations są wydawane przez stowarzyszenia public relations i mają charakter zwyczajów i samoograniczeń środowiska prowadzącego tę działalność. Naruszenie tych samoograniczeń nie pociąga za sobą sankcji prawnych, ale sankcje przewidziane przez określone stowarzyszenie, np. wpisanie na podawaną do publicznej wiadomości listę firm nie stosujących się do przyjętych uregulowań lub wykluczenie ze stowarzyszenia.
Uregulowanie działalności public relations w przepisach dotyczących reklamy ma swoje uzasadnienie w tym, że w public relations wykorzystuje się w większości te same techniki, co w reklamie, przekazując jednak odmienne niż w reklamie treści2.
W Polsce system prawny dla działań typu public relations tworzą następujące przepisy:
Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dziennik Ustaw nr 47 z 1993 r., poz. 211).
Ustawa z dnia 24 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dziennik Ustaw nr 5 z 1984 r., poz. 24).
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dziennik Ustaw nr 16 z 1964 r., poz. 93).
Rozporządzenie Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z dnia 20 maja 1993 roku
w sprawie zasad działalności reklamowej w programach radiofonii i telewizji (Dziennik Ustaw nr 44 z 1993 r., póz. 204).
Rozporządzenie Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z dnia 31 sierpnia 1993 roku w sprawie zasad sponsorowania określonych audycji i określonych sposobów sponsorowania (Dziennik Ustaw nr 91 z 1993 r., póz. 423).
Wewnętrzne ograniczenia środków masowego przekazu dotyczące reklamy i public relations.
Przepisy Gminnych Wydziałów Architektury dotyczące reklamy zewnętrznej.
Przepisy Wojewódzkich Dyrekcji Dróg Miejskich dotyczące reklamy zewnętrznej przy drodze.
Kodeks Etyki Polskiego Stowarzyszenia Public Relations.
Kodeks Postępowania w Dziedzinie Reklamy Międzynarodowego Stowarzyszenia Reklamy w Polsce.
Dwa ostatnie zbiory przepisów (kodeksy) mają charakter samoograniczeń środowiska public relations i są zbiorem norm zwyczajowych, pozostałe są normami bezwzględnie obowiązującymi.
W działalności typu public relations eksponowany jest znak towarowy lub firmowy. Istotnego znaczenia nabierają więc w tym przypadku przepisy o ochronie tych wartości. Najważniejsze z nich to3:
Ustawa z dnia 31 stycznia 1985 r. o znakach towarowych (Dziennik Ustaw nr 5 z 1985 r., póz. 17; z 1989 r., nr 35, póz. 192).
Zarządzenie Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 9 września 1992 r w sprawie ochrony znaków towarowych (Monitor Polski nr 31 z 1992 r., póz. 217)
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (ochrona nazwy przedsiębiorstwa).
Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 27 czerwca 1934 r. -Kodeks handlowy.
Konwencja związkowa paryska z dnia 20 marca 1883 r. o ochronie własności przemysłowej – tekst sztokhoimski z dnia 14 lipca 1967 r. (Dziennik Ustaw nr 9 z 1975 r., poz. 51).
W przytoczonych aktach prawnych nie występuje termin public relations, niemniej wymieniane są techniki typowe dla omawianej działalności, nie wykorzystywane w reklamie. Przyjęto koncepcję objęcia tych działań terminem ,reklama” lub wymienienia niektórych z nich obok działań reklamowych, nie określając ich jednym terminem.
Działania public relations powinny być zgodne z obowiązującym prawem a także z dobrymi obyczajami, nie mogą zawierać informacji fałszywych lub wprowadzających w błąd. Nieuczciwe jest wprowadzanie klientów w błąd co do tożsamości przedsiębiorstwa przez używanie pojęcia firmy, nazwy, godła, skrótu literowego lub innego charakterystycznego symbolu (wcześniej używanego zgodnie z prawem) do oznaczenia innego przedsiębiorstwa (art. 5 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Nieuczciwe jest także wprowadzanie w błąd co do oznaczenia geograficznego, sugerującego siedzibę przedsiębiorstwa, wykorzystywanego w technikach identyfikacji wizualnej tego przedsiębiorstwa (art. 8 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji). Zgodnie z cytowaną ustawą niedozwolone jest nadużywanie w działalności public relations technicznych środków przekazu informacji, np. telefaxu do przesyłania ulotek promocyjnych (art. 16, ust. l).
Szczególnie dużo miejsca nieetycznej reklamie i działaniom typu public relations poświęcono w Kodeksie Postępowania w Dziedzinie Reklamy, który jest dobrowolnym samoograniczeniem, przyjętym przez przedstawicieli środowiska reklamowego. Ustalono w nim normy etycznego postępowania w zakresie szeroko rozumianej promocji. Obowiązuje on wyłącznie te instytucje, firmy i osoby, które dobrowolnie zgłosiły chęć podporządkowania się zawartym w nim samoograniczeniom.
Kodeks Etyki Polskiego Stowarzyszenia Public Relations przyjęty na II Kongresie PSPR, 26 czerwca 1996 roku
Pracownicy public relations, świadomi roli wysokiego poziomu etycznego w wykonywaniu tego zawodu, dobrowolnie przyjmują ten kodeks i deklarują, że w swojej pracy kierować się będą j ego postanowieniami w celu kreowania jak najlepszej reputacji zawodu public relations.
Pracownik public relations jest obowiązany zachować szczególną staranność, rzetelność i uczciwość w pracy zawodowej wobec swoich klientów i adresatów swoich działań. (Zasada rzetelności i uczciwości)
W celu zachowania szczególnej staranności, rzetelności i uczciwości pracownik public relations jest zobowiązany do przestrzegania zasady prawdomówności, a w szczególności do relacjonowania faktów w ich właściwym kontekście i bez zniekształceń. (Zasada prawdomówności)
Pracownik public relations jest zobowiązany do nierozpowszechniania tych informacji, które zgodnie z jego wiedzą i doświadczeniem są nieprawdziwe, nieścisłe lub mogą wprowadzić odbiorcę w błąd. (Zakaz wprowadzania odbiorcy informacji w błąd)
Pracownik public relations nie może reprezentować sprzecznych lub konkurencyjnych interesów, chyba że zainteresowane strony, po przedstawieniu im wszystkich faktów, wyrażą na to zgodę. (Zakaz reprezentowania konkurencyjnych interesów)
Pracownik public relations jest zobowiązany do ochrony dóbr osobistych człowieka, a w szczególności do ochrony prywatności, czci i godności osobistej swoich klientów, współpracowników i adresatów swoich działań. (Obowiązek ochrony dóbr osobistych)
Pracownik public relations jest zobowiązany do ochrony tajemnic aktualnych i byłych klientów oraz pracodawców i nie może podejmować działań wymagających ujawnienia tych tajemnic, chyba że osoby, których tajemnice dotyczą lub które je powierzyły, wyrażą na to zgodę. (Obowiązek ochrony tajemnicy służbowej)
Pracownik public relations nie może angażować się w żadną działalność, która zmierza do korumpowania środków masowego przekazu. (Zakaz korumpowania środków masowego przekazu)
Informacje przekazywane środkom masowego przekazu powinny być dostarczone do publikacji i wykorzystania bez opłat i ukrytych korzyści majątkowych bądź osobistych oferowanych dziennikarzom. (Zakaz oferowania korzyści majątkowych lub osobistych dziennikarzom)
Jeżeli konieczne jest utrzymanie inicjatywy i kontroli rozpowszechniania informacji, pracownik public relations ma prawo wykupu miejsca lub czasu emisyjnego zgodnie z obowiązującym prawem odnoszącym się do działalności reklamowej i sponsoringu. (Prawo wykupu miejsca lub czasu na zasadach działalności reklamowej)
Pracownik public relations nie może zawierać żadnych umów, w których gwarantowałby osiągnięcie rezultatu uzależnionego od autonomicznych decyzji innych podmiotów, takich jak redakcje, instytucje publiczne itp., a jego wynagrodzenie nie może być uzależnione od osiągnięcia takich rezultatów. (Zakaz podejmowania zobowiązań uzależnionych od autonomicznych decyzji innych podmiotów)
Pracownik public relations nie może nieuczciwie konkurować z innym pracownikiem public relations i szkodzić jego reputacji. (Zakaz nieuczciwej konkurencji w branży PR)
Pracownik public relations, kierując się zasadą uczciwości, nie może podejmować działań niezgodnych z przekonaniami lub postanowieniami niniejszego kodeksu. (Zakaz podejmowania działań niezgodnych z kodeksem)
Członkowie i władze Polskiego Stowarzyszenia Public Relations oraz mm sygnotariusze niniejszego kodeksu zobowiązują się do upowszechniania jego treści. (Zobowiązanie do upowszechniania treści kodeksu)
Przytoczony w pracy katalog przepisów i kodeksów należy czytać jako obraz uwarunkowań przedstawionych w chwili jej powstania, a nie jako współczesną poradę prawną. Sam ten historyczny kontekst pokazuje jednak, dlaczego PR nie może być oddzielony od odpowiedzialności za treść. Informacja handlowa, wypowiedź dla mediów, sponsoring czy użycie znaku firmowego mogą wpływać na interesy innych podmiotów. Osoba przygotowująca komunikat powinna zatem wiedzieć, kiedy potrzebna jest konsultacja prawna, a kiedy wystarczy sprawdzenie faktów, zgód i zasad wewnętrznych. Uczciwa komunikacja zaczyna się przed publikacją, w procesie podejmowania decyzji o tym, co wolno i co warto powiedzieć.