Wyobrażenie o przedsiębiorstwie jest sprawą subiektywną. Powstaje ono w wyniku kontaktu klientów z pracownikami, informacjami lub elementami działalności przedsiębiorstwa, w wyniku doświadczeń konkretnych osób. Ale może też być efektem planowanego i świadomego działania przedsiębiorstwa, wykorzystującego różnorodne instrumenty kreujące w wyobrażeniu odbiorców pożądany, z reguły pozytywny wizerunek. Budowanie tego wizerunku jest dość długotrwałym procesem, przynoszącym jednak wymierne korzyści. Na proces ten składają się następujące etapy:
- Analiza stanu wyjściowego.
- Określenie celów.
- Planowanie.
- Realizacja i kontrola.
Kształtowanie wizerunku firmy powinno rozpoczynać się od analizy stanu wyjściowego. Chcąc budować pozytywny wizerunek przedsiębiorstwo musi określić najpierw te części swojego otoczenia, na które będzie oddziaływać w dalszych etapach i których opinie będą dla niego reprezentatywne. Niewłaściwe zdefiniowanie otoczenia może spowodować, że dalsze działania okażą się chybione. Otoczenie przedsiębiorstwa dzieli się zazwyczaj na otoczenie wewnętrzne i zewnętrzne.
Niezbędne jest też określenie stopnia znajomości danego przedsiębiorstwa – czy jest ono w ogóle zauważane przez otoczenie. W przypadku stwierdzenia słabej znajomości przedsiębiorstwa konieczne mogą okazać się dokładne badania pozwalające określić czy przedsiębiorstwo jest postrzegane jako nieważne, bez oblicza i wyrazu, czy też sytuacja taka spowodowana została przez inne czynniki.
Natomiast, jeśli przedsiębiorstwo jest zauważane przez otoczenie, celem dalszej analizy będzie poznanie jego aktualnego wizerunku:
- własnego,
- obcego.
Na własny obraz przedsiębiorstwa składa się to, w jaki sposób postrzega je kierownictwo i pracownicy, a także to, jak według nich jest ono postrzegane przez otoczenie. Obcy obraz tworzą rzeczywiste wyobrażenia otoczenia o przedsiębiorstwie i wyobrażenia o tym, jak je widzi kadra zarządzająca i pracownicy.
Budowanie wizerunku firmy to proces, który ma na celu kształtowanie pozytywnego postrzegania marki przez klientów i społeczeństwo. Wizerunek firmy to nie tylko logo, ale również wartości, idee, sposób działania, jakość produktów i usług oraz relacje z klientami i społecznością.
Aby zbudować pozytywny wizerunek firmy, trzeba przede wszystkim zadbać o jakość produktów i usług. Klienci zawsze będą pamiętać, jak traktowano ich w czasie transakcji, jakie były jakość i cena produktów czy też jakość obsługi.
Komunikacja z klientami jest równie ważna. Należy słuchać klientów, odpowiadać na ich pytania i potrzeby, a także rozwiązywać problemy. Dzięki temu klienci będą bardziej zadowoleni i zaczną rekomendować firmę innym.
Firma powinna również dbać o swoje wartości i idee. Jeśli firma dąży do ochrony środowiska, powinna stosować ekologiczne rozwiązania, a jeśli promuje sport, to powinna wspierać aktywność fizyczną i organizować wydarzenia sportowe.
Wizerunek firmy kształtuje również sposób, w jaki prezentuje się w internecie i mediach społecznościowych. Ważne jest, aby publikować wartościowe treści, które zainteresują klientów i poprawią ich postrzeganie marki.
Wszelkie działania firmy powinny być zgodne z jej wartościami i ideami. Pozytywny wizerunek buduje się latami, ale może zostać zniszczony w krótkim czasie, dlatego należy ciągle dbać o jakość produktów i usług, komunikację z klientami oraz wartości i idee firmy.